Het systeem TranSearch® van UK Software heeft niet alleen geleid tot een minder grote behoefte aan bronnen om de General Medical Council van vitale informatie te voorzien, maar ook tot een duidelijk hogere snelheid waarmee die informatie beschikbaar komt. Het systeem is eind 2004 bij de GMC geïnstalleerd voor het real-time beheer van papieren dossiers, dozen, magnetische media etc, van aanmaak tot uiteindelijke archivering en vernietiging, en daarmee kunnen de administratiekosten van dit orgaan in de hand worden gehouden en wordt ook een snellere service geleverd die de klanten meer waar voor hun geld oplevert.

In de woorden van Paul Maxwell, Dossierbeheerder van de GMC:

Nadat we geconstateerd hadden dat we de doelmatigheid van ons op papieren documenten gebaseerde dossiersysteem moesten verbeteren, zijn we een evaluatie begonnen – vooral om te zien met welke beschikbare systemen we onze doelstellingen konden realiseren. We zochten in wezen naar een softwarematige oplossing waarmee we onze toenemende administratiekosten konden terugdringen. We wilden een oplossing waarmee medewerkers van de GMC naar de benodigde informatie konden zoeken.

De GMC heeft zo’n 500 medewerkers in dienst, die betrokken zijn bij de registratie van artsen of het ‘proces van geschiktheid voor beroepsuitoefening’, waarbij onder andere klachten over artsen worden onderzocht. De meesten van deze medewerkers zijn werkzaam in de kantoren van de GMC in Manchester of Londen.

De eisen met betrekking tot de informatie – als gevolg van de wereld waarin we tegenwoordig leven – zou een enorme druk betekenen op het traditionele, handmatige systeem dat we hadden. Met het online proces  van TranSearch kan iedere medewerker de informatie over een bepaalde arts opzoeken en dan de relevante informatie opvragen in de vorm van fysieke dossiers. Vroeger zou het hele proces langer hebben geduurd en zouden er veel meer bronnen voor nodig zijn geweest omdat er verscheidene medewerkers betrokken zouden zijn geweest bij het aanvragen en verstrekken van de benodigde informatie. Nu kan de medewerker die de informatie nodig heeft deze zelf opvragen met behulp van TranSearch.

Afstemming op webportaal klant

UK Software heeft niet alleen het TranSearch-systeem geleverd aan de GMC, maar de technische dienst van het bedrijf heeft ook in samenwerking met de GMC op het web gebaseerde functionaliteit voor het systeem ontwikkeld zoals een stijl van de webpagina’s die aangepast was aan de stijl van het portaal en systeem van de klant, met een gebruikersvriendelijke interface.

Maxwell merkte het volgende op:

We vinden dat TranSearch erg goed werkt en we zijn zeer tevreden over de ondersteuning en toewijding van de medewerkers van UK Software.

Het systeem TranSearch heeft niet alleen geleid tot een minder grote behoefte aan bronnen voor de voorziening van de benodigde informatie, maar ook tot een duidelijk hogere snelheid waarmee die informatie beschikbaar komt. Het systeem TranSearch sluit goed aan op het systeem van de organisatie waarin de GMC-dossiers zijn opgeslagen. Verzoeken om informatie worden op elektronische wijze tussen de twee systemen uitgewisseld – dat bespoedigt de levering van de relevante bestanden.

Sterker nog, met TranSearch kunnen we nu de voortgang van een aanvraag en een dossier volgen. Dus we kunnen te allen tijde de status van iedere aanvraag  nagaan – en weten op welk tijdstip en welke datum dossiers worden opgehaald en bezorgd.

“We zijn zeer blij met de samenwerking met de GMC op deze manier – zo kunnen we een bijdrage leveren aan de belangrijke rol van de GMC om patiënten te beschermen,” aldus John Messeter, de topman van UK Software.

“En hoewel we onze software kunnen koppelen aan ieder EDRM-systeem voor elektronisch document- en dossierbeheer – inclusief het systeem dat door de GMC wordt gebruikt – willen we onszelf geen beperkingen opleggen, noch worden beschouwd als een bedrijf dat een voorkeur voor een specifiek EDRM-systeem zou hebben. Daarom zijn onze klanten niet gebonden aan enige archiefsoftwareproducent – omdat TranSearch aansluit op ieder archiefsoftwaresysteem van derden.”