Er worden in accountantskantoren in heel Europa momenteel meer dan vijf miljoen dossiers beheerd door TranSearch, met tientallen miljoenen dossierbewegingen per jaar.

TranSearch

TranSearch, onze software gebaseerd op barcode-/RFID-technologie, zorgt dat dossiers en documenten op de voet gevolgd worden tijdens hun rondgang door uw kantoren. Alle dossiers, documenten en stukken worden voorzien van een barcode en een databasesysteem houdt precies bij waar in uw kantoren zij zich bevinden. TranSearch heeft een bewezen staat van dienst in de juridische sector wat betreft effectief, veilig en nauwkeurig beheer en volgen van dossiers.

Met TranSearch kunt u niet alleen uw eigen opslagruimtes beheren en optimaal benutten, maar het kan ook aansluiten op externe archiefsystemen waar u mogelijk al mee werkt. Ook kunnen we autorisatieniveaus instellen zodat u per dossier kunt beheren hoeveel bevoegdheden iedere gebruiker heeft. Zo heeft u volledige controle over uw dossiers.

De belangrijkste punten op een rij

Onderstaande punten zijn extra functionaliteiten toegevoegd aan de TranSearch-hoofdapplicatie voor accountantskantoren. Deze punten zijn een toevoeging aan de standaardfunctionaliteiten van TranSearch voor het web en voor Windows.

• Gedurende de hele levenscyclus, van aanmaak tot verwachte archiveringsdatum, worden regelmatig e-mails gestuurd aan auditors/teamleden om hen eraan te herinneren dat dossiers nog niet zijn gearchiveerd.
• Ingebouwde, strenge bedrijfsregels zorgen voor correcte invoer van gegevens.
  Direct zoeken in interne systemen om klant-/opdrachtgegevens op te vragen (ter voorkoming van dubbele invoering).
• Op het moment dat een archiefmedewerker een object met draagbare scanner scant, worden alle herinneringsmails stopgezet en wordt de exacte archiveringsdatum geregistreerd.
• Dossiers kunnen via internet vanuit het archief aangevraagd worden. De gebruiker kan zelf aangeven hoe lang hij het dossier wil lenen. Voor het uitleenproces worden strenge bedrijfsregels gevolgd.
• Automatische productie van verzamel-/bezorglijsten. Details van deze lijsten worden automatisch naar het betreffende archiefteam gemaild.
• Compleet overzicht van het aantal dagen per jaar dat een dossier uitgeleend is.
• De lener ontvangt een herinneringsmail als de leentermijn verstreken is/met de optie de leentermijn te verlengen.
• Op Windows gebaseerde aanmaak van dossiers die niet met de audit te maken hebben.
• Gebruikersgegevens zijn altijd up-to-date doordat nieuwe informatie uit het personeelsinformatiesysteem automatisch wordt doorgegeven.
• E-mails voor vertrekkende werknemers om hen eraan te herinneren hun geleende dossiers aan het archief te retourneren.
• Volledig door TranSearch beheerde archiefruimtes.
• Volledig overzicht van dossierbewegingen, van aanmaak tot vernietiging.
• Controle van wijzigingen in gegevens voor bepaalde metadata.
• Automatische compliance met vernietigings-/bewaarbeleid.
  

Ervaring

TranSearch wordt al jaren met succes gebruikt door accountantskantoren zoals Pricewaterhouse Coopers en KPMG. Bel John Messeter op +44 1843 609 345 om te bespreken hoe wij u van dienst kunnen zijn.