TranSearch is een softwareproduct voor bedrijven met meerdere gebruikers, dat een uitgebreid, op Windows of het web gebaseerd dossierbeheersysteem biedt voor het opslaan en opvragen van documenten, dossiers,  archiefdozen of andere volgbare items.

TranSearch is een zeer flexibel systeem dat is gemaakt voor veeleisende ondernemingen met grote aantallen objecten die ze willen volgen. Of uw organisatie nu 50 of 50.000 mensen in dienst heeft, TranSearch biedt een schaalbare oplossing. Dit blijkt uit ons klantenbestand, waaronder zich internationale banken, internationale accountancybureaus, verzekeraars enz. bevinden. Dergelijke gebruikers hebben soms verschillende kantoren en afdelingen en vaak honderdduizenden dossiers met duizenden dossierbewegingen per maand.
Sommige installaties hebben meer dan 2 miljoen items die door TranSearch worden gevolgd.

Met behulp van streepjescode- en RFID-technologie identificeert en volgt TranSearch elk willekeurig item in de werkplek. Ieder item krijgt een unieke streepjescode ter herkenning in het systeem en vanaf dat moment kan het item worden gevolgd van locatie naar locatie via simpele streepjescodescanners.

Met TranSearchkunt u snel dossiers en documenten opvragen, deze terstond archiveren of vernietigen op basis van een beleid betreffende conformiteit en behoud/vernietiging terwijl het programma u helpt bij het stroomlijnen van uw interne processen.

Met TranSearch bespaart u op uw interne opslagkosten door op basis van uw beleid items aan te geven die in aanmerking komen om te worden vernietigd of voor overplaatsing naar een externe opslagruimte. Hiermee bespaart u op de kosten van externe archivering door items aan te wijzen die vernietigd kunnen worden. Met 'Track and Trace' bespaart u tijd omdat u niet lang naar dossiers hoeft te zoeken.

EDRM-functionaliteit

Met de  optie ADA(Associated Document Archive, archief van bijbehorende documenten) van TranSearch kunnen gescande documenten ook worden opgeslagen, opgevraagd en bekeken. Met de functie TranSearch ADA ScanBackkunnen teams van de archiefafdelingen en/of magazijnen een bepaald document uit een dossier/doos opvragen, scannen en het beeld naar een gebruiker sturen en zo de leveringskosten terugdringen.

E-Mail Manager

Met de optie E-mail ManagervanTranSearch kunnen e-mails worden geconfigureerd voor verzending bij iedere willekeurige gebeurtenis in het systeem. Enkele voorbeelden zijn automatische melding van items die beoordeeld of vernietigd moeten worden, orderbevestigingen, verlenging van de leenperiode, E-mails voor degene wiens laatste werkdag bij het bedrijf nadert, etc.

De inhoud is volledig configureerbaar en kan bestaan uit het eigen stijlblad van uw bedrijf en specifieke inhoud van e-mail. Omdat E-mail Manager van TranSearch compatibel is met alle belangrijke e-mailapplicaties, blijkt het van onschatbare waarde te zijn voor onze klanten.

Schermafbeeldingen van E-mail bekijken

Geen dubbel werk!

95% van alle TranSearch-systemen zijn in mindere of meerdere mate geïntegreerd met de interne systemen van de klant waarmee de velden in de TranSearch-database automatisch worden ingevuld zonder dat deze informatie opnieuw moet worden ingetypt. We kunnen ook informatie uit andere systemen ophalen om automatisch gegevensvelden in te vullen terwijl de gebruiker dossierinformatie invoert. De ontwikkelaars van UKS hebben ruime ervaring in de integratie van systemen en kunnen desgewenst op maat gemaakte interfaces leveren.