TranSearch de UK Software, en plus de réduire le volume de ressources requises pour fournir les renseignements essentiels au conseil médical général britannique (GMC), a également accru la rapidité à laquelle ces renseignements sont retrouvés. Installé au GMC fin 2004, TranSearch - qui prend en charge la gestion documentaire en temps réel de documents papiers, cartons, bandes magnétiques et autres, de la création à l’archivage puis à la destruction - aide cet organisme de régulation à limiter ses coûts administratifs tout en fournissant un service plus rapide  et un meilleur rapport qualité prix à sa clientèle.

Paul Maxwell, Responsable des documents administratifs au GMC :

Après avoir décidé qu’il fallait gérer plus efficacement nos documents et nos dossiers papier, nous (le GMC) avons analysé plusieurs systèmes afin d’en trouver un qui réponde à nos objectifs. Nous recherchions principalement un logiciel capable d’alléger nos frais administratifs de plus en plus élevés, et permettant aux employés du GMC de trouver eux-mêmes les renseignements dont ils avaient besoin.

Le GMC emploie 500 employés qui s’occupent de l’inscription des médecins, déterminent s’ils sont aptes à pratiquer et traitent les plaintes déposées contre eux. La plupart des employés du GMC travaillent dans les bureaux de Manchester ou de Londres.

Vue la demande actuelle, notre ancien système manuel aurait été mis à mal. Le système en ligne de TranSearch, quant à lui, permet à n’importe quel employé de rechercher les informations relatives à un médecin donné, puis de demander ces informations sous forme de dossier papier. Avant, cela prenait beaucoup plus longtemps et nécessitait plus de ressources, car il fallait plusieurs employés pour faire la demande de dossier et fournir les informations requises. Désormais, l’employé qui recherche des informations peut les obtenir lui-même, grâce à TranSearch.

Une configuration web intégrée

UK Software a mis ses experts techniques à la disposition du GMC afin de proposer à ses employés une configuration web et des pages web intégrées au système TranSearch, avec une interface conviviale.

Paul Maxwell commente :

Nous trouvons que TranSearch fonctionne très bien et nous sommes ravis du soutien et de l’engagement dont ont fait preuve les employés de UK Software.

TranSearch, en plus de réduire la quantité de ressources requises pour fournir les renseignements dont nous avons besoin, a également accru la rapidité à laquelle ces renseignements sont retrouvés.

TranSearch interagit bien avec le système de la société qui stocke les dossiers du GMC. Les demandes d’informations sont transférées électroniquement entre les deux systèmes, ce qui fait gagner du temps.

En effet, TranSearch nous permet maintenant de suivre la progression d’une demande ou d’un dossier. On peut voir le statut de n’importe quelle demande, à n’importe quel moment, et connaître le jour et l’heure de livraison et de réception de n’importe quel dossier.

« Nous sommes ravis d’aider le GMC à remplir sa mission, à savoir : protéger les patients », commente le PDG de UK Software, John Messeter.

« Notre logiciel peut interagir avec tous les systèmes de gestion de documents et d’archives électroniques, y compris celui qu’utilise le GMC. Mais nous ne voulons pas nous restreindre ou accorder la préférence à un système en particulier. C’est pourquoi nos clients ne sont liés à aucun outil d’archivage tiers : TranSearch est compatible avec tous les systèmes d’archivage tiers. »