TranSearch gère aujourd'hui plus de 5 millions de dossiers au sein de cabinets comptables européens, et facilite des dizaines de millions de mouvements de dossiers par an.

TranSearch

Les technologies de codes-barres / d’identification par radiofréquence du logiciel TranSearch permettent d'assurer le suivi des dossiers et des documents à travers les différents bureaux. Chaque dossier, document ou chemise est étiqueté et un système de base de données assure le suivi des étiquettes en circulation. Transearch s'est forgé une solide réputation auprès de l’expertise-comptable, basée sur un système de gestion et de suivi des dossiers efficace, sécurisé et précis.

Outre qu'il vous permet de gérer et d'utiliser votre propre solution de stockage TranSearch est compatible avec vos systèmes d'archivage tiers. Le système facilite également le contrôle des niveaux d'autorisation: vous déterminez les niveaux d'accès de vos collaborateurs aux différents dossiers et conservez la maîtrise totale de vos documents.

Principaux atouts

Les sections suivantes examinent en détail les fonctionnalités supplémentaires de l'application TranSearch destinée aux cabinets d'expertise comptable. Ces éléments s'ajoutent aux fonctions Web et Windows du logiciel Transearch standard.

• De la date de création à la date d'archivage prévue, le système adresse des e-mails de rappel périodiques pour rappeler aux auditeurs/équipes de gestion que les dossiers doivent être archivés.
• Incorporation de règles d'affaires strictes pour assurer la saisie correcte des données.
• Recherche directe dans les systèmes internes pour retrouver les données des clients/de la mission et éviter les saisies doubles.
• L'utilisation de lecteurs de codes-barres portatifs permet aux archivistes de scanner les dossiers à archiver, tout en annulant les e-mails de rappel en cours et en consignant la date d'archivage réelle.
• Soumission en ligne des demandes de prêt des dossiers archivés pendant une durée spécifiée par l'utilisateur.
• Applications de règles d'affaires strictes au processus de prêt.
• Création automatique des demandes de préparation/ livraison, avec envoi direct par e-mail des détails de la demande à l'équipe d'archive concernée.
• Suivi complet de la durée en jours du prêt du dossier.
• Envoi d'e-mails de rappel à l'emprunteur une fois la période de prêt expirée, et possibilité de prolonger la durée du prêt.
• Création sous Windows de classeurs indépendants des audits.
• Envoi automatique d'informations utilisateur depuis le système RH.
• E-mails de rappel aux employés sur le point de quitter la société, leur demandant de ramener leurs dossiers aux archives.
• TranSearch permet de gérer et de contrôler la totalité des zones archivées.
• Historique complet des mouvements, de la création à la destruction.
• Contrôles des changements de données des métadonnées spécifiques.
• Conformité automatique aux politiques de destruction/rétention.
  

Expérience

TranSearch est utilisé avec succès depuis de nombreuses années par de grands cabinets d’expertise comptable tels que Pricewaterhouse Coopers et KPMG. Appelez John Messeter au +44 1843 609 345 pour découvrir la manière dont nous pouvons vous aider.